SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT PADA SNVT PEMBANGUNAN BENDUNGAN KEMENTERIAN PUPR BWS SUMATERA II BERBASIS WEB

Abstract

Pengarsipan surat memerlukan sebuah program yang dapat mendukung proses pengelolaan dokumen surat. SNVT Pembangunan Bendungan merupakan divisi di bawah naungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Balai Wilayah Sungai Sumatera II yang berfokus pada proyek pembangunan bendungan di wilayah Sungai Sumatera II. Proyek pembangunan bendungan tidak lepas dari proses surat menyurat dalam kegiatan sehari-hari. Dengan meningkatnya jumlah surat pada proses yang masih manual, menyimpan serta mencari kembali dokumen menjadi sulit sehingga proses surat menyurat tidak efektif dan efisien. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem pengarsipan surat berbasis web untuk mempermudah proses pengelolaan arsip. Sistem pengarsipan surat berbasis web ini bertujuan untuk mengubah penyimpanan dari bentuk fisik ke dalam bentuk digital, mengatur waktu dan ruang, serta memudahkan proses pencarian dokumen. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini mencakup observasi, wawancara, dan studi pustaka sebagai dasar dalam perancangan aplikasi tersebut. Perancangan sistem informasi ini menggunakan metode Rapid Application Development (RAD). Selain itu, sistem informasi ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan menggunakan database MySql. Dengan adanya sistem informasi pengarsipan surat ini diharapkan dapat membantu keamanan surat masuk dan keluar serta dapat memudahkan Staf dalam melakukan aktivitas pengarsipan surat di SNVT Pembangunan Bendungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Balai Wilayah Sungai Sumatera II.